Vortragsnotizen: Persönliches Dateimanagement - Motivation, Praxistipps, Fragen und hoffentlich hilfreiche Antworten ;-)

Am 19.11.2025 habe ich einen Vortrag für die Freiburger Linux User Group in Zusammenarbeit mit dem Verein dt. Ingenieure BV Rheingau Arbeitskreis Internet-Sicherheit gehalten. Es gibt keine Aufzeichnung davon. Hier sind die Notizen, die ich zum Ausarbeiten meiner Folien genutzt habe. Auf den Folien sind die Informationen noch etwas mehr ausformuliert, dafür sind hier alle Quellen verlinkt.

Abstract:

Es geht um das Sammeln, Ablegen, Pflegen, Kuratieren und vor allem das Wiederfinden von lokalen Computerdateien in einer Hierarchie von Ordnern. Datei gibt es einige Dinge, denen man sich bewusst sein soll, die hier positiv und negativ einwirken. Der Vortrag fasst den Status der wissenschaftlichen Erkenntnisse aus dem Bereich zusammen und bringt im Anschluss Tipps, gute Praxistipps und Erfahrungswerte zu dem Thema.

• Das Sammeln, Ablegen, Pflegen, Kuratieren und Wiederfinden von lokalen Computerdateien in einer Hierarchie von Ordnern.
• Alles an Aufwand zielt darauf ab, das Wiederfinden zu unterstützen.
  • Kein Selbstzweck, keine unnötigen Schritte, die beim Wiederfinden nicht helfen.
  • Beispielsweise braucht es keine Verschlagwortung, wenn Suche allein zum Ergebnis führt.

• Desktop Metapher als limitierendes Konstrukt
• The Vocabulary Problem
• Unterschiedliche kognitive Modelle
  • mein vergangenes Ich vs. mein zukünftiges Ich
  • Ich vs. andere Personen

• Grundtypen: Filer, Piler, Spring Cleaner
• Alles behalten vs. fast alles löschen
• Mir doch egal: ein Haufen Chaos
• Suche vs. Navigation

• Begriffe: "Verzeichnis" = "Ordner" = "folder" = "directories"
• Eine Datei kann genau an einem einzigen Ort liegen
  • sofern man nicht Probleme durch Kopien akzeptiert
• Leider (noch) eine Notwendigkeit

• Beispiele, die existieren aber allesamt Probleme haben:
  • Dewey-Dezimalklassifikation (DDC)
  • Universelle Dezimalklassifikation (UDK)
  • Japanische Dezimalklassifikation (NDC)
  • mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Kategorie:Bibliotheksklassifikation
• Kommen allesamt aus der Notwendigkeit, physische Dinge zu organisieren
• Hierarchie vs. "3rd order of orders"
  • Beispiel: Kauf einer Digitalkamera

• Hierarchie:
  • So minimal wie möglich.
    • Ich war mal ein Weltmeister in Ordnerhierarchien.
  • Ordnernamen so generisch wie möglich (außer "letzte Ebene")
  • Vergiss Standard-Ordner wie “Meine Dokumente”, “Meine Bilder”, “Meine Videos”
  • möglichst keine Nummern o.ä. in Dateinamen:
    • 00 wichtige Dinge
    • führt nur zu vielen subtilen Problemen, vor allem bei mehreren Personen
  • Wenn man mehrere Hierarchien verwendet, sollten die sich gleichen: E-Mails, Dateien, Bookmarks, …
    • Ähnliches gilt für Schlagworte.

• Verschlagwortung, Tagging, Labelling, …
• Ein "Ding" kann mehrere Zuordnungen zu einem "Konzept" haben.

• Verschlagworten ist nicht so intuitiv, wie man glaubt:
  1. So wenige Tags wie möglich nutzen.
  2. Auf ein kontrolliertes Vokabular limitieren.
  3. Konzepte hinter den Tags sollen sich nicht überschneiden.
  4. Konvention: Tags sind in der Mehrzahl.
  5. Konvention: Tags sind in Kleinbuchstaben.
  6. Tags sind Begriffe ohne Leerzeichen.
  7. Tags sollen nur generelle Konzepte sein.
  8. Keine Tags, die offensichtlich sind.
  9. Erkläre deine Tags.
  10. Eine Sprache für die Tags nutzen.
• Hilfreiche Tags: (siehe auch https://karl-voit.at/2022/01/29/How-to-Use-Tags/)
  • "auswahl"
  • "steuer"
  • "rechnungen"
  • "erbe"
  • "handbücher"
  • "screenshots"
  • "vertraulich", "öffentlich", "geheim"

• Besteht aus:
  • Minimaler Ordnerhierarchie
    • Archiv/2025/
      • 2025-11-19 Vortrag - Persönliches Dateimanagement/
        • 2025-11-19 Vortrag - Persönliches Dateimanagement.pdf
        • 2025-08-20 Protokoll Abstimmung.org
  • Dateinamenskonvention
  • Verschlagwortung = Tags
  • Methoden und dazu auch unterstützende Softwarewerkzeuge
    • TagTrees als Mischung von Suche und Navigation via Tags

 2014-05-09 Budget export for project 42.csv
 2014-05-09T22.19.58 Susan presenting her new shoes.jpg	  

 /this/is/a/folder/2014-04-20T17.09 Picknick in Graz -- food graz.jpg
 [ move2archive  ] [  date2name   ] [appendfilename] [ filetags ]	  

• Wiederfinden via Dateiname und Navigation erfordert sprechende Dateinamen.

• Ordner "zu löschen" für Downloads, … dessen Inhalt man jederzeit löschen kann oder automatisiert löschen lässt
• Ordner "zu archivieren"?

• Lokale Datei-Suche ebenfalls nutzen!
• Ordner-Bookmarks anlegen.
• frecency-basierte Werkzeugnavigation
• Windows File Explorer und macOS Finder sind ausgesprochen limitierende Werkzeuge
• Eventuell sowas ausprobieren: FreeCommander (Windows) oder fman
• Tree Map Visualisierungen zum Herausfinden, in welchen Hierarchien die meisten/größten Dateien sind
  • WinDirStat, QDirStat (Linux/UNIX), KDirStat (Linux/KDE), xdu (Linux), Disk Inventory X (macOS), GrandPerspective (macOS).

• Backup regelmäßig machen und testen!
• Privatsphäre-respektierende Dateisynchronisation
  • Syncthing.net
  • NextCloud

• "The Vocabulary Problem in Human-System Communication" (Furnas 1987)
• How to Use Tags
• The Desktop Metaphor: Once Awesome, Now Hindrance
• Logical Disjunct Categories Don't Work
• Don't Do Complex Folder Hierarchies - They Don't Work and This Is Why and What to Do Instead.
• Everything Is Miscellaneous: The Power of the New Digital Disorder (by David Weinberger)
• Meine Methode der Dateiverwaltung
  • My personal work-flow for managing files and folders
  • Ausführlicher Artikel aus LinuxUser 03.2020: Semantisches Tagging erleichtert das Dateimanagement: Am Namen sollt Ihr sie erkennen
  • Online-demo of my workflow
  • A talk on my method with explanations and workflow examples (~45min)
• Doktorarbeit von Karl Voit zum Thema lokales Dateimanagement (2012):
  • "TagTrees: Improving Personal Information Management Using Associative Navigation"
  • Mehr Papers dazu: https://karl-voit.at/tagstore/en/papers.shtml

• Erfahrungen von ca. 40.000 Seiten Paper digitalisieren: Digitizing All Your Paper Stuff
  • 45min-Vortrag dazu
• weitere interessante Themen vom Autor:
  • alle öffentlichen Auftritte, Artikel, Vorträge, …
  • Alle Artikel zu Themen rund um Personal Information Management