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Optimizing Outlook/Email: Teil 2, Fazit

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Ich habe vor Monaten in einem Blogeintrag mein Vorhaben angekündigt, es mal mit INBOX ZERO zu versuchen. Hier kommt nun mein Fazit aus dem Versuch mit Outlook und noch weitere Dinge bezüglich meiner privaten Emails mit mutt.

Büro: Outlook 2007

Im Büro habe ich einige Monate (bis zu meinem Weggang von der Firma) die beschriebene Methode mit den dort ebenfalls beschriebenen Werkzeugen (Outlook-Makros) verwendet.

Mein Fazit ist überaus positiv: ich habe meine Emails selten mehr als ein Mal lesen müssen. Es ging kein Email mehr in meinem überfüllten Posteingang mehr unter. Ich habe Zeit in vielerlei Hinsicht gewonnen - hauptsächlich mit der weggefallenden Pflegen von und Einsortieren in die entsprechende Ordnerhierarchie.

Die Makros haben mir Mausgeklickse erspart und nicht selten hat mich jemand gefragt, was ich denn gerade getan habe, weil alles so flott in meinem Outlook zugeht.

Fazit: auf absehbare Zeit würde ich Outlook nicht mehr anders benutzen wollen - falls ich damit wieder zwangsbeglückt werden sollte ;-)

Privat: mutt mit maildir

Privat benutze ich in der Konsole den Mailclient mutt. Damit bin ich die letzten Jahre IMHO recht effektiv unterwegs gewesen.

Doch das ist noch lange kein Grund, dass es nicht noch besser ginge ;-)

Letzte Woche habe ich meine Ordnerstruktur im maildir gesichert und meine jahrelang sauber gepflegte 397 Ordner ratzeputz gelöscht! Das war ein komisches Gefühl g

Danach habe ich entsprechende Ordnerverweise in meinem procmail-System und in der mutt-alias-Datei korrigiert und nur wenige Ordner neu angelegt:

tmp

Der tmp-Ordner ("tmp" steht für temporär) ist nun mein wichtigster Ordner. Hier landen standardmäßig alle ausgehenden Emails und alle Emails, die ich per "s" speichere. Ich muss die Emails nicht mehr in Ordner einsortieren. Das wurde zwar schon sehr weit durch fcc-save-hooks von mutt vereinfacht (z.B. Emails an/von Otto landeten automatisch in Ottos Ablageordner), doch waren sie nicht eindeutig.

Über das Unvermögen der Erstellung einer logischen und eindeutigen Hierarchie habe ich schon einmal berichtet.

Die meisten Emails, die in tmp landen, sind nach einiger Zeit ziemlich egal. Deshalb werde ich auch einen cron-job darauf ansetzen, dass Emails, die älter als ein Jahr sind, einfach gelöscht werden. Dadurch hält sich mein Email-Müll in Granzen und ich kann trotzdem auf die Emails des letzten Jahres schnell zugreifen. Das limit-Feature von mutt hilft hier enorm.

archive

Manches Mal weiß ich allerdings, dass ein Email länger wichtig als dieses Jahr ist. In diesen Fällen lege ich es in den Ordner "archive" ab. Hier wird nichts gelöscht.

Sollte hier einmal der Platz eng werden, kann ich alle Emails älter als xx Monate sind sehr einfach per archivemail wegsichern.

doing

Verlangt ein Email eine Tätigkeit von mir, die ich nicht gleich erledigen kann (gleich erledigen ist immer wünschenswert!), so landet das Email in meinem "doing"-Ordner und ich erstelle eine Aufgabe in meinem Palm. Nach Erledigung wird entweder gelöscht oder abgelegt ("tmp" oder "archive").

feathers

Nach einer tollen Anregung aus dem Buch "Zeitmanagement für Systemadministratoren" habe ich diesen Ordner für Federn eingerichtet, mit denen ich mich sozusagen schmücken kann.

Sehr nützlich für Dankes-Emails usw., die mein Ego in schweren Zeiten wieder mal etwas hochbringen ;-)

fun

Das ist nur ein Sammelordner für lustige Dinge, die ich in meinem nächsten fun-Newsletter berücksichtigen werde.

Hinweis: Wenn du ebenfalls meinen Fun-Newsletter (kommt ca. monatlich oder seltener und beinhaltet stark gefilterte Perlen des Webs) bekommen willst, so schick mir ein Email (Adresse hast du bzw. ist leicht herauszufinden g).

Fazit

Die hier beschriebene Methode beschleunigte mein Email-Handling und sorgt für weniger Aufwand beim Suchen und Ablegen.

Ich kann's nur jedem ans Herz legen ;-)

Note: this blog entry was originally authored using Serendipity and converted to Org-mode format for publicvoit via a dumb script. This may result in bad format or even lost content. Please write a comment if you want to get in touch with me so that I can try to fix things.

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