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Optimizing Outlook: Teil 1, das Vorhaben

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Posteingang Null ... oder doch eher "Posteingang leer"? Jedenfalls hat mich das Video Inbox Zero auf Google YouTube ziemlich beeindruckt. Es geht um den effizienteren Umgang mit dem Medium Email. Ich beziehe mich hier größtenteils auf meine beruflichen Emails, da sie den Hauptteil meines Emailvolumens ausmachen und dank Outlook 2007 dringend Effizienzsteigerung bedürfen.

**Disclaimer: Inbox wird hier im Folgenden synonym für Posteingang verwendet. Dieser Blogeintrag ist ein laaaanger, beinhaltet aber IMHO auch viele wichtige Dinge.

Nachdem ich mir obiges Video angesehen habe, kam ich nicht umhin zuzugeben zu müssen, dass ich eigentlich viel zu viel zeitlichen Aufwand für Dinge verschwende, die mir entweder nur recht bedingt etwas bringen oder mich von wesentlichen Dingen abhalten:

Was versuche ich nun zu ändern?

Abgeleiteter Ansatz von Inbox Zero

In besagtem Video wird die These vertreten, dass man seine Inbox leer halten soll und Emails nicht als wesentlichsten (beruflichen) Lebensinhalt ansehen soll. Mit eingehenden Emails kann man laut Inbox Zero folgend reagieren:

Ich habe mir die damit verbundenen Aktionen durchgedacht und mit meinen Workflows abgeglichen. Dabei habe ich mir eine Methode zurechtgelegt, die ich in der nächsten Zeit ausprobieren will. Sie unterscheidet sich von obiger Liste in einigen Punkten:

Daraus ergeben sich in Anlehnung an den Vortrag im Video eine Menge von nur noch vier Ablageorten für Emails (den Mistkübel mal nicht gerechnet):

  1. Posteingang (inbox)
  2. 2do
  3. 2do others
  4. Archiv

Vorher hatte ich eine (natürlich äußerst hochdurchdachte perfekte) hierarchische Ordnerstruktur nach mehreren Gesichtpunkten:

Die Liste besteht nur aus exemplarischen Namen von Hauptordnern, die sich jeweils in wenige bis sehr viele Unterordner weiterverzweigen. Einige Emails sind aber nicht eindeutig zuzuordnen wie zum Beispiel ein Email mit einer Anmeldung oder Bestätigung für eine Reise, wo ich einen Vortrag halte. Das kann entweder in Anmeldungen, Bestätigungen oder bei Reisen/Vorträge passen. So eine Hierarchie funktioniert nur leidiglich.

Suchhilfe

Eine deutliche Verbesserung verspricht der Einsatz von Desktop-Suchmaschinen. Wir setzen hierfür Copernic Desktop Search ein, das in den letzten Versionen allerdings nicht mehr kostenfrei für kommerzielle Zwecke ist. Bis ich eine bessere Alternative gefunden habe, werden wir bei unseren alten Versionen von Copernic bleiben, denn das Userinterface ist sehr gut gelungen. Mit so einer Suchmaschine kann man sehr effizient Emails wiederfinden.

Mailschubsen simpel

Die radikal verkleinerte Anzahl von Ordnern (Posteingang, 2do, 2do others, Archiv) ist durchaus praxistauglich in Kombination mit so einer Suchhilfe. Ich erspare mir durch kleine Makros auch das ineffiziente Einsortieren per Maus: mit Icon oder besser noch per Tastaturkommando sortieren sich meine Emails viel, viel schneller ein.

Helferlein

Ein weiteres Helferlein, das ich derzeit im Testbetrieb habe ist xobni (das Wort "Inbox" verkehrt herum). xobni ergänzt das Userinterface von Outlook um einige interessante Features:

Praktisch finde ich die Aufschlüsselung der Uhrzeiten, da ich dann sehe, zu welchen Zeiten ich die Person am besten erreiche. Weiters liebe ich die Auflistung der Conversations, die mir eine sehr lang schon vermisste Threading-Funktion in Outlook so halbwegs nachbildet. Das sind die Hauptfunktionen von xobni, die ich derzeit verwende.

Schlecht an xobni finde ich, dass es sich nicht automatisch ausblendet, wenn ich von der Emailansicht auf eine andere wechsle. So nimmt mir das xobni-Fenster auf der Seite in der Kalenderansicht wichtigen Platz weg und ich muss es immer per Hand verkleinern. Wenigstens gibt es dafür einen Minimize-Button am unteren Ende.

Umsetzung

Unten habe ich einen Screenshot meines derzeitigen Outlooks 2007. Die Inbox ist noch nicht leer aber das liegt noch daran, dass ich die bislang angesammelte Menge an Emails noch einsortieren bzw. löschen muss :-)

Oben habe ich alle Iconleisten verbannt und mir nach einer Anleitung im Netz eine eigene zurechgebastelt. Von links nach rechts wären das dann Emails vom Server holen, Antworten, Antwort an alle, Verschieben in den 2do-Ordner, Verschieben in den 2do_others-Ordner, Archivieren, Löschen, Weiterleiten und Abwesenheitsassistent starten. Die Aktionen Antworten, Antworten alle und Weiterleiten sind durch ein QuoteFix-Makro geschleust, um die gröbsten Outlook-Patzer zu korrigieren.

Die Beschriftungen der Icons sind mit Ampersands so ergänzt, dass ich mit Alt-r antworte, Alt-s nach 2do verschiebe, Alt-o nach 2do_others verschiebe und Alt-s ins Archiv speichere.

Links habe ich die stark verkleinerte Menge an Verzeichnissen hervorgehoben: Posteingang, 2do, 2do\_others, Archiv.

Rechts sieht man deutlich das eingeblendete xobni-Interface: der aktuelle Kontakt arbeitet seine Emails offenbar großteils vor dem Mittagessen ab und ist nach fünf Uhr Nachmittags nicht mehr im Büro. Ich sehe seine Telefonnummer und bei den Conversations habe ich einen sehr schnellen Zugriff auf unsere letzten Themen. Die übermittelten Attachments kann ich gleich darunter sehen.

Do emails less

Bei Inbox Zero wird vorgeschlagen, dass man nach Möglichkeit seine Emails nicht dauernd abholt, sondern in größeren Zeitabschnitten wie zum Beispiel halbstündlich oder stündlich. Dann gibt man sich eine Zeit vor, wie lange man Emails abarbeitet (sic! "Don't just check emails, process them!") und sich wieder der wesentlicheren Arbeit widmet.

Leider konnte ich mein Outlook bislang nicht dazu bewegen, eingehende Emails auf den Exchange-Server sofort anzuzeigen. Es gibt zwar entsprechende Einstellungen aber mein Outlook 2007 zeigt sich hier nicht wirklich beeindruckt und holt stolz dauernd neue Emails auf den Schirm.

2do-Ordner und Aufgaben

Am Ende des Arbeitstages versuche ich den 2do-Ordner leer zu machen. Alles, was ich nicht erledigen konnte, wird als Outlook-Aufgabe angelegt, kategorisiert, priorisiert (hoch, normal, niedrig) und ggf. mit Erledigungsdatum und/oder Alarm versehen. Kurze Tasks schreibe ich auf einen vor mir liegenden A4-Zettel auf, um sie dort nach Erledigung abhaken zu können.

Die Aufgaben synchronisiere ich per PocketMirror auf meinen T3-Palm-PDA, damit ich sie zugleich mit meinen Terminen, Kontakten und diversen anderen Daten immer dabei haben kann. Für wichtige Dinge stelle ich mir auch oft einen Handy-Alarm ein. Das Handy ist ja immer dabei.

Workflow neu

Was mache ich nun mit einkommenden Emails? Genau das, was ich oben schon an Workflows definiert habe:

Ich werde diese Methode für mich mal testen und in diesem Blog meine Erfahrungen kundtun.

Und privat?

Privat verwende ich mutt als Emailclient, der auf einem Root-Server in einer Screen-Session ständig läuft. Die Emails werden per procmail vorgefiltert und ggf. sogar markiert (Header erweitern). In meinem Adressbuch kann ich für bestimmte Emailadressen bestimmte Zielordner festlegen und somit beschränkt sich im Normalfall das Ablegen eines Emails auf das Drücken von s mit Enter als Bestätigung.

Eine funktionerende Threading-Darstellung ist für mutt selbstverständlich und so kann ich Kommunikationspfade gut nachvollziehen. Da sollte Outlook endlich mal was lernen!

An die eigenen Bedürftnisse kann man mutt extrem flexibel anpassen und sich somit das Leben wesentlich erleichtern. Viele Benutzer schütteln zwar den Kopf, wenn sie ein Konsolenprogramm sehen aber an Leistungsfähigkeit und Bequemlichkeit kommt für mich kein anderes Emailprogramm an mutt heran.

Ich verwende derzeit noch keine lokale Suchmaschine für meine Emails aber ich suche privat auch recht wenig nach Emails, da ich so gut wie alle Emails nach Personen ablege und dort gezielt suchen kann. Dann gibt es auch noch grep.

Die Performance von mutt kann sich sehen lassen: tausende von Emails in einem Ordner bringen mutt keineswegs zum Schwitzen. Ganz anders hingegen bei Outlook, das in jeder neuen Version noch deutlicher langsamer wird.

Schlusswort

Soweit mal mein Zugang zu den Ideen von Inbox Zero und mein Vorhaben. Ich habe immer Interesse an Feedback, Tipps, Links zu diesem Thema. Lass doch einen Kommentar hier, wenn du etwas für mich hast.

Note: this blog entry was originally authored using Serendipity and converted to Org-mode format for publicvoit via a dumb script. This may result in bad format or even lost content. Please write a comment if you want to get in touch with me so that I can try to fix things.


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